Sinds 25 mei 2018 is een nieuwe Europese verordening voor de bescherming van persoonsgegevens van toepassing. Het gaat om de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De vorige Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) is daarmee komen te vervallen. AAme verwerkt persoonsgegevens. Wij willen u hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacy statement geven wij u antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door AAme.

Wij gebruiken bepaalde woorden in dit privacy statement. Hieronder leest u wat wij met een aantal van deze woorden bedoelen:

• Persoonsgegevens: gegevens die direct of indirect iets over u zeggen en aan de hand waarvan u identificeerbaar bent. Bijvoorbeeld uw naam en adres.
• Verwerken: alles wat er met persoonsgegevens kan worden gedaan. Bijvoorbeeld het verzamelen, maar ook het opslaan, gebruiken en verwijderen van uw gegevens uit onze administratie.

1. Van wie verwerkt AAme persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn dus bijvoorbeeld persoonsgegevens van:

• cliënten / klanten en hun vertegenwoordigers;
• mensen die interesse tonen in onze producten en diensten, of
• mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad.

Let op: als uw bedrijf of organisatie persoonsgegevens van medewerkers of Uiteindelijk Belanghebbende(n), (ook wel ‘Ultimate Beneficial Owner(s)’ of UBO genoemd) aan ons doorgeeft, bent u verplicht om uw medewerkers of UBO hierover te informeren. U kunt dit privacy statement aan hen geven. Uw medewerkers of UBO kunnen dan zien hoe wij met hun persoonsgegevens omgaan.

Andere categorieën betrokkenen:

Sollicitanten en medewerkers:
Als u bij AAme solliciteert, dan registreert AAme tijdelijk gegevens zoals uw naam, adres, woonplaats, correspondentieadres, contactgegevens, burgerlijke staat en titels. Wordt u medewerker, dan registreert AAme ook gegevens over uw functie en bijvoorbeeld uw bankrekeningnummer.

Ontvangers nieuwsbrieven: 
U kunt u zelf inschrijven voor nieuwsbrieven. In dat geval registreert AAme uw naam en e-mail adres. U kunt zich op elk gewenst moment weer uitschrijven voor nieuwsbrieven.

Debiteuren en crediteuren:
Om het financiële proces goed te laten verlopen registreert AAme gegevens zoals uw naam, adres, woonplaats, correspondentieadres en bankgegevens. Ten behoeve van de inning van facturen.

Om uw en onze belangen te beschermen kunnen wij persoonsgegevens verwerken van derden. Dit doen wij bijvoorbeeld in het kader van fraudebestrijding.

2. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?

Alle onderdelen van AAme verwerken persoonsgegevens. De AAme groep bestaat uit verschillende (dochter)ondernemingen. Waar wij in dit privacy statement spreken over AAme, bedoelen wij AAme Groep. De AAme groep bestaat uit:

• AAme Adviseurs B.V.
• AAme Accountants en Belastingsadviseurs B.V.
• AAme Salarisadviseurs B.V.
• AAme Legal B.V.
• AAme Solution Providers BV
  • ACS no 1 B.V.
  • ACS no 10 B.V.
  • AAme Flex Solutions B.V.
  • AAme Payrolling Solutions B.V.
  • AAme Management Precision B.V.

Wilt u weten welk onderdeel van AAme verantwoordelijk is voor de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact op met uw contactpersoon van AAme waar u zaken mee doet. Kijk hier voor meer informatie over de onderdelen van AAme Groep: http://www.aame.nl/

3. Waarvoor verwerkt AAme persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

a. Om een relatie met u te kunnen aangaan.

Als u cliënt / klant bij ons wilt worden of wanneer u een nieuw product of een nieuwe dienst wilt afnemen, hebben wij persoonsgegevens nodig. Zo moeten wij bijvoorbeeld een onderzoek doen om te beoordelen of wij u als cliënt / klant kunnen accepteren. Hiervoor kunnen wij ook gegevens over u gebruiken die wij van anderen krijgen. De gegevens die wij van u ontvangen en over u hebben vastgelegd kunnen wij ook gebruiken om analyses te maken om te beoordelen of u in aanmerking komt voor een bepaald product en/of dienst, zodat wij u daarover kunnen informeren. Ook mogen wij bij het aangaan van een relatie een kopie van uw identiteitsbewijs maken.

b. Om opdrachten uit te voeren en relatie te onderhouden.

Als u cliënt / klant bij ons bent, willen wij u goed van dienst zijn. Hiervoor verwerken wij persoonsgegevens. Wij gebruiken uw naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact met u te onderhouden. Wij kunnen uw naam dan ook aan anderen doorgeven. Bijvoorbeeld In het kader van het betalingsverkeer. Wij leggen ook opnamen vast, bijvoorbeeld van telefoongesprekken en camera’s. Dit doen wij onder meer voor kwaliteitesbewaking criminaliteitsbestrijding of in het kader van bewijsvoering. Wij kunnen uw gegevens dan ook aan anderen doorgeven ten behoeve van de uitvoering van de overeengekomen opdracht.

c. Om uw en onze belangen te beschermen.

Om uw en onze belangen te beschermen kunnen wij persoonsgegevens verwerken. Bijvoorbeeld om fraude tegen te gaan of te onderzoeken. Ook kunnen wij voor dit doel openbare bronnen raadplegen, zoals openbare registers, kranten en het internet. Wij kunnen – ter bestrijding van cybercrime – gegevens van u doorgeven aan derde partijen die zich bezig houden met de bestrijding van cybercrime. Wij doen dat alleen als wij met deze partijen afspraken hebben gemaakt over het zorgvuldige gebruik van uw gegevens.

d. Voor de ontwikkeling en verbetering van onze producten en diensten.

Om u goed van dienst te blijven zijn, werken wij voortdurend aan de ontwikkeling en verbetering van onze producten en diensten. In sommige gevallen verwerken wij hiervoor persoonsgegevens. Bijvoorbeeld als u een vraag stelt over een product.

e. Voor promotie- en marketingdoeleinden.

Wij kunnen uw persoonsgegevens verwerken voor promotie- of marketingdoeleinden. Bijvoorbeeld om u te informeren over een nieuw product dat mogelijk interessant voor u is. Of om beter op uw wensen te kunnen inspelen. Wilt u niet benaderd worden voor commerciële doeleinden? Dan kunt u dit aangeven bij het onderdeel van AAme waar u zaken mee doet. Wij kunnen de gegevens die wij van u hebben vastgelegd ook gebruiken om analyses uit te voeren. Met behulp van deze analyses kunnen wij de dienstverlening aan u verbeteren.

f. Om overeenkomsten met leveranciers, andere dienstverleners, en zakelijke klanten aan te gaan en uit te voeren.

Als u voor uw werk contact heeft met AAme, kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken, bijvoorbeeld om vast te kunnen stellen of u uw bedrijf mag vertegenwoordigen.

g. Om wettelijke verplichtingen na te komen.

Wij moeten op basis van bepaalde (internationale) weten regelgeving gegevens over u verzamelen. Wij moeten bijvoorbeeld soms een (nader) onderzoek instellen als u een bepaald vermogen heeft of als er een ongebruikelijke transactie gedaan wordt. Ook moeten wij vaststellen wie de uiteindelijke eigenaar (UBO) van een bedrijf is waar wij een relatie mee hebben. Wet- en regelgeving kan ons er ook toe verplichten om (geanalyseerde) gegevens over u aan een overheidsinstelling, een belastingautoriteit, of aan een toezichthouder binnen of buiten Nederland door te geven. Omdat wij moeten voldoen aan wettelijke verplichtingen en verdragen, moeten wij soms gegevens van u verstrekken aan de Nederlandse of een buitenlandse autoriteiten. Daarnaast moeten wij op basis van onze zorgplicht persoonsgegevens verwerken als daar aanleiding toe is.

h. Voor onze bedrijfsvoering.

Als dienstverlener vinden wij het belangrijk en is het noodzakelijk dat wij een goed overzicht hebben van onze klantrelaties. Daar hoort ook bij dat wij weten of u samenwerkt met andere partijen die een risico kunnen opleveren. Om dit overzicht te krijgen en vervolgens maatregelen te kunnen nemen, verwerken wij persoonsgegevens.

i. Voor archiefdoeleinden.

Wij verzamelen niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk in het kader van de hiervoor genoemde doeleinden. Als wij de gegevens niet bewaren voor die doeleinden, kunnen wij de gegevens toch nog bewaren voor archiefdoeleinden. Dat wil zeggen dat de gegevens alleen nog maar bij juridische procedures of voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden worden gebruikt.

4. Welke persoonsgegevens verwerkt AAme?

AAme verwerkt persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u  deze gegevens zelf aan ons verstrekt. Hieronder treft u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

• Voor- en achternaam
• Geboortedatum
• Adresgegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Locatiegegevens
• Betaalgegevens
• BSN

Gegevens betreffende inkomen en vermogen
Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt bijvoorbeeld door een profiel op deze website aan te maken, in correspondentie en telefonisch.
Gegevens over uw activiteiten op onze website , social media en wifi-gebruik.

Bezoek aan de website
AAme houdt bij hoe vaak de website wordt bezocht en welke pagina’s men opvraagt. Met als doel de website zo toegankelijk mogelijk te maken. Daarnaast maakt AAme gebruik van cookies. Cookies zorgen ervoor dat AAme u als bezoeker herkent, telkens als u onze website bezoekt. Het is dan mogelijk om de website speciaal op u in te stellen en/of het inloggen te vergemakkelijken. Voor meer informatie zie het cookiebeleid.

Websites van derden
Op de website kunnen links staan naar websites van derden. Let bij het gebruik van die websites op het daarbij behorende privacy statement. AAme selecteert die websites weliswaar met zorg, maar draagt geen verantwoordelijkheid voor de manier waarop de persoonsgegevens door die derden worden behandeld.

Social media
AAme maakt gebruik van social media, zoals LinkedIn, Facebook en Twitter. Aan het gebruik van social media stelt AAme geen voorwaarden. Als u via social media een vraag stelt, bewaart AAme dat bericht en uw accountnaam om op uw bericht te kunnen reageren.

Gebruik wifi
Tijdens een bezoek aan het kantoorpand van AAme kunt u als bezoeker gebruikmaken van wifi. Zodra u bent ingelogd op het wifinetwerk, krijgt AAme automatisch gegevens van u zoals het identificatienummer (bijvoorbeeld het MAC-adres) van uw apparaat. AAme gebruikt deze gegevens alleen om eventueel misbruik te voorkomen. Als u het wifinetwerk gebruikt voor illegale activiteiten dan kan AAme de toegang van het apparaat waarmee u gebruikmaakt van ons wifinetwerk blokkeren.

Nieuwsbrieven
AAme verstuurt nieuwsbrieven om cliënt, zakelijke relaties, professionele partijen te informeren over onze dienstverlening en actualiteiten. AAme registreert dan naam en e-mailadres van de ontvangers en bewaart die gegevens totdat men zich weer afmeldt voor een nieuwsbrief. Bij iedere nieuwsbrief zit een mogelijkheid om zich weer af te melden.