Hieronder vindt u in deze FAQ Personeels- & Salarisadministratie de veel gestelde vragen met antwoorden. Staat uw vraag er niet tussen? Neem dan contact met ons op!
De personeelsadministratie is voor veel bedrijven iets waar zij niet in thuis zijn. Het is tenslotte niet de hoofdactiviteit van het bedrijf. Toch is het van groot belang de personeelsadministratie goed te (laten) organiseren.
Wat legt u vast in de personeelsadministratie van een werknemer?
• Persoonlijke gegevens werknemer
• Arbeidsovereenkomsten en individuele arbeidsvoorwaarden
• Correspondentie met de werknemer
• Functioneren / opleidingen werknemer
• Gegevens ziekteverzuim werknemer
Ons team van AAme Salarisadviseurs kan u hierover verder informeren.
Werkgeverslasten
U spreekt een brutoloon af met de werknemer, maar heeft daarnaast een aantal financiële verplichtingen.
• Het nettosalaris van de medewerker dient tijdig te worden uitbetaald
• Vakantiegeld jaarlijks of maandelijks uitbetalen (meestal 8%)
• Sociale lasten (WW/WIA/ZVW) en loonbelasting betalen
• Pensioenafdracht indien van toepassing
Per CAO en uitvoeringsinstelling kunnen deze afdrachten verschillen.
De werkgeverslasten voor de werkgever zijn ongeveer 30% hoger dan het brutoloon dat met de werknemer is afgesproken.
Aangezien er op het loon van de werknemer nog loonbelasting en eventuele premies worden ingehouden, zal het nettoloon veel lager zijn dan het brutoloon.
Secundaire arbeidsvoorwaarden
Secundaire arbeidsvoorwaarden zijn arbeidsvoorwaarden u met de werknemer afspreekt bovenop het salaris.
Enkele voorwaarbeelden van secundaire arbeidsvoorwaarden zijn:
• Auto / fiets van de zaak
• Bonus / 13e maand
• Kinderopvang
• Reiskostenvergoeding
• Scholing
• Sporten via het werk
• Vergoeding voor telefoon / internet
Deze voorwaarden zijn vastgelegd in de CAO of u spreekt deze met de individuele werknemer af.
Representatievergoeding
Om administratieve rompslomp te beperken, kunt u er van afzien de kleine kosten die de werknemers maken op declaratiebasis te vergoeden. Voorbeelden zijn: relatiegeschenken, lunches of diners met zakelijke relaties, abonnement op vakbladen, zakelijke telefoon- en reiskosten, overnachtingen, congressen of cursussen.
U kunt met de werknemer een vast bedrag per maand afspreken als vergoeding voor de gemaakte kosten. Betaalt u echter niet meer dan het werkelijke bedrag, want dat beschouwt de fiscus als nettoloon. U moet daarover als werkgever alsnog belasting betalen, terwijl de fiscus ook nog een boete kan opleggen. Die kosten kunnen over een aantal jaren genomen hoog oplopen, ook al vergoedt u maar € 1,- per dag teveel. De vergoedingsregels veranderen regelmatig.
AAme Adviseurs kan u hierover uitvoerig adviseren.
Als een werknemers ziek wordt geeft u de ziekmelding binnen 4 werkdagen door aan uw bedrijfsarts of arbodienst. Uw werknemer hoeft niet te vertellen wat er aan de hand is en u mag daar ook niet naar vragen. U vraagt wel wanneer hij denkt weer te kunnen werken en of ander werk tijdens de ziekteperiode mogelijk is.
U betaalt het loon door aan uw werknemer. Dit is minimaal 70% van het laatstverdiende loon. Als er een hoger percentage in de CAO of het arbeidscontract staat, dan betaalt u het hogere bedrag door aan de werknemer. Bij langdurige ziekte moet u minimaal twee jaar 70% van het loon doorbetalen.
Wilt u precies weten welke rechten en verplichtingen u hebt bij ziekte van een werknemer wilt u weten hoe u hiermee kunt omgaan, neem dan contact op met één van onze adviseurs. Zij helpen u graag verder.
De werkkostenregeling is sinds 1 januari 2015 verplicht voor elke werkgever en geldt voor alle vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikking gestelde voorzieningen die tot het loon uit tegenwoordige dienstbetrekking horen. Binnen de werkkostenregeling kunt u maximaal 1,92% van uw totale fiscale loon tot € 400.000 en 1,18% van het fiscale loon boven de € 400.000 besteden voor de loonsom boven aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers.
De adviseurs van AAme zorgen ervoor dat deze vergoedingen en verstrekkingen correct in uw administratie worden verwerkt. Zij kunnen daarnaast voor u monitoren dat de vrije ruimte niet wordt overschreden.
Het kenmerk van een tijdelijk contract is dat de einddatum van het contract vast ligt.
Het tijdelijke contract gaat automatisch over in een vast contract in de volgende situaties:
• De werknemer heeft meer dan 3 opeenvolgende tijdelijke contracten gekregen bij dezelfde werkgever.
• De werknemer heeft meer dan 3 tijdelijke contracten gehad voor hetzelfde soort werk bij opeenvolgende werkgevers. (Bijvoorbeeld als een werknemer eerst via een uitzendbureau werkt en daarna rechtstreeks bij de werkgever in dienst komt ), en;
• de pauze (tussenpoos) tussen de contracten is maximaal 6 maanden. Voor tijdelijk terugkerend werk (niet beperkt tot seizoensarbeid) dat maximaal 9 maanden per jaar kan worden gedaan mag er maximaal 3 maanden tussen de contracten zitten. Dit moet wel zijn opgenomen in de cao, en;
• Er staan in de cao geen andere voorwaarden. De afspraken in de cao gaan voor.
Als u zich inschrijft bij de Kamer van Koophandel en u neemt direct personeel in dienst dan kunt u dit bij de inschrijving als werkgever aangeven.
Als u op een later moment personeel in dienst neemt dan kunt u hiervoor het aanmeldformulier “Melding loonheffingen aanmelding werkgever” downloaden.
Het team van AAme Adviseurs kan u hierbij assisteren.
In de volgende situaties is een CAO van toepassing.
• U heeft zelf een CAO afgesloten met één of meerdere werknemersorganisaties;
• U bent lid van een werkgeversorganisatie die samen met vakbonden een CAO heeft afgesloten voor uw bedrijfstak;
• U bent geen lid van een werkgeversorganisatie, maar u valt wel onder een CAO die algemeen verbindend is verklaard;
• U bent geen lid van een werkgeversorganisatie en u valt niet onder een algemeen verbindend verklaarde CAO, maar u volgt zelf een CAO.
De adviseurs van AAme kunnen u adviseren welke situatie voor u van toepassing is.