De loonbelastingverklaring

De belastingdienst kan bij een controle om de loonbelastingverklaring vragen. Als u als werkgever deze niet kunt tonen, dan kunt u een boete krijgen...

De loonbelastingverklaring

De loonbelastingverklaring is een formulier wat voor het in dienst treden moet worden ingevuld en ondertekend. Een loonbelastingverklaring moet worden ingevuld voor de belastingdienst. In de loonbelastingverklaring wordt door de –toekomstig– werknemer aangegeven of hij of zij in aanmerking wil komen voor loonheffingskorting.

Loonheffing

Loonheffing is de belasting die de werkgever alvast aan de Belastingdienst betaalt, zodat de werknemer dat niet achteraf hoeft te doen. Loonheffing is de verzamelnaam voor:

  • Loonbelasting
    De loonbelasting kan het best gezien worden als een voorheffing op de inkomstenbelasting, die we in Nederland allemaal verschuldigd zijn.
  • Premie volksverzekeringen

Loonheffingskorting

Heffingskortingen zijn kortingen op de belasting. Hierdoor betaalt de werknemer minder belasting. Als een werknemer in loondienst werkt, houdt de werkgever rekening met de algemene heffingskorting en de arbeidskorting. Deze kortingen vormen samen de loonheffingskorting. Daardoor betaalt de werknemer minder loonheffing, en krijgt de werknemer meer loon uitbetaald.

Waarom moet een loonbelastingverklaring worden ingevuld?

Een werkgever moet weten of de loonheffingskorting moet worden toegepast voor een werknemer of niet. Daarom ontvangt een werknemer voor zijn of haar dienstverband van de werkgever een loonbelastingverklaring. Deze verklaring wordt ook wel LB-verklaring genoemd. De werknemer moet dit formulier naar waarheid invullen en ondertekenen. Vervolgens overhandigt de werknemer de loonbelastingverklaring aan de werkgever. De werkgever weet aan de hand van deze verklaring welke heffing en welke heffingskortingen moeten worden toegepast op het salaris. De werkgever bewaart de loonbelastingverklaringen van de werknemers te bewaren in het personeelsdossiers.

Let op, de werknemer is echter niet verplicht een ingevulde en ondertekende loonbelastingverklaring aan de werkgever te verstrekken. Indien de werknemer deze gegevens niet verstrekt, wordt met de heffingskorting geen rekening gehouden. De werkgever is dan verplicht om 52% loonbelasting/premie volksverzekeringen in te houden.

Meerdere werkgevers

Heeft een werknemer meerdere werkgevers tegelijkertijd of nog een uitkering naast een baan, dan mag de werknemer maar bij 1 werkgever de loonheffingskorting laten toepassen. Als een werknemer bij iedere werkgever loonheffingskorting laat toepassen, dan krijgt de werknemer te veel korting op de belasting. Hierdoor zal de werknemer achteraf belasting aan de Belastingdienst moeten betalen.

Hoe kunt u zien of de loonheffingskorting toegepast wordt?

Op de door AAme gecreëerde loonstrook staat in het linker rijtje onderaan: heffingskorting. Als hier ‘Ja’ in staat, wordt de loonheffingskorting toegepast. Van alle werknemers waar op de loonstrook ‘Ja’ vermeld staat, dient de werkgever na te gaan of de loonbelastingverklaring in de administratie aanwezig is. Als dit niet het geval is, dan adviseren wij de werkgever de loonbelastingverklaring uit te printen, aan de werknemer te overleggen met het verzoek deze in te vullen en te ondertekenen. De originele verklaring graag in uw eigen administratie bewaren en een kopie naar ons mailen. Uiteraard kunnen wij u ook voorzien in een model Opgaaf gegevens voor de Loonheffingen.

Deel van de Loonbelastingverklaring

Wijzigen loonheffingskorting

Indien een werknemer de loonheffingskorting wil wijzigen, dan dient opnieuw de loonbelastingverklaring uitgeprint aan de werknemer te worden overhandigd met het verzoek deze in te vullen en te ondertekenen. De oude verklaring niet weggooien, maar bewaren! De belastingdienst controleert meestal over voorgaande jaren. Het kan zijn dat de verklaring van toepassing is in het jaar waarover een controle plaats vindt.

Bewaartermijn

De werkgever dient de loonbelastingverklaring ten minste vijf jaren na het einde van het kalenderjaar waarin de dienstbetrekking is geëindigd in de administratie te bewaren.

Controle

Bij een controle door de belastingdienst kan er om de loonbelastingverklaring gevraagd worden. Als bij een werknemer de loonheffingskorting toegepast wordt, moet de werkgever kunnen aantonen dat de werknemer dit verzoek schriftelijk bij de werkgever heeft ingediend (dit is dus de loonbelastingverklaring waarop vermeld staat dat de werknemer de loonheffingskorting wil toepassen). Als de werkgever de loonheffingskorting toepast en de werkgever kan hier geen bewijs van tonen, dan kan de belastingdienst de werkgever een boete opleggen. Daarnaast kan het zijn dat de werkgever ook nog belasting en/of een boete aan de belastingdienst moet nabetalen. Dit zijn kosten voor de werkgever welke niet te verhalen zijn op de werknemer.