Het UBO-register maakt inzichtelijk wie UBO’s zijn en draagt bij aan het voorkomen van misbruik van het financiële stelstel voor fraude, witwassen van geld of het financieren van terrorisme. Wat is een UBO (Ultimate Beneficial Owners) precies en krijgt u ook met deze registratie te maken? In deze blog worden de 5 belangrijkste vragen en antwoorden behandeld.
Wat is een UBO?
Een UBO (zijnde een natuurlijk persoon) is de uiteindelijke eigenaar van een organisatie of iemand die de zeggenschap heeft over een organisatie. Iedere organisatie heeft minimaal 1 en soms meerdere UBO’s. Bijvoorbeeld een natuurlijk persoon die meer dan 25% van de aandelen in een besloten vennootschap bezit of een natuurlijk persoon die meer dan 25% van het eigendomsbelang heeft in een vennootschap onder firma. Voor de meeste organisaties in het MKB is de UBO relatief simpel te bepalen; de eigenaar van de organisatie is de UBO.
Wie moet zich inschrijven in het UBO-register?
De rechtsvorm van de organisatie is bepalend of er een verplichting is tot inschrijving in het UBO-register. Voor de volgende rechtsvormen geldt de verplichte inschrijving:
- Niet-beursgenoteerde besloten vennootschappen;
- Niet-beursgenoteerde naamloze vennootschappen;
- Stichtingen;
- Verenigingen met volledige rechtsbevoegdheid;
- Verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid maar met onderneming;
- Onderlinge waarborgmaatschappijen;
- Coöperaties;
- Maatschappen;
- Vennootschappen onder firma;
- Commanditaire vennootschappen;
- Rederijen;
- Europese naamloze vennootschappen;
- Europese coöperatieve vennootschappen;
- Europese economische samenwerkingsverbanden die volgens hun statuten hun zetel in Nederland hebben;
- Kerkgenootschappen (nog niet bekend wanneer dit mogelijk is).
Buitenlandse rechtspersonen, zoals een Ltd of een GmbH, die enkel een vestiging in Nederland hebben hoeven geen UBO’s te registeren in Nederland.
Hoe moet een UBO geregistreerd worden?
De UBO(s) kan geregistreerd worden via een Online UBO-opgave op de website van de Kamer van Koophandel.
LET OP! DE DEADLINE VOOR DEZE UBO-VERPLICHTING IS 27 MAART 2022.
Houdt bij de opgave de benodigde gegevens bij de hand om het proces te vereenvoudigen. Denk hierbij aan:
- DigiD;
- Bankrekening op naam van de tekenbevoegde (privé, gedeeld of zakelijk) voor het doen van een 1 cent betaling bij de Kamer van Koophandel;
- Voor- en achternaam, woonadres, nationaliteit, Burgerservicenummer, geboortedatum, e-mailadres, telefoonnummer;
- Kopie identiteitsbewijs;
- Documenten waaruit blijkt wie er belang heeft in de organisatie, bijvoorbeeld de oprichtingsakte, aandeelhoudersregister, enzovoorts.
De tekeningsbevoegde van de organisatie of de notaris mag de opgave in het UBO-register doen.
Beschikt u niet over een DigiD of doet u de opgave liever op papier? Dan kunt u de opgave uitprinten en per post verzenden naar de Kamer van Koophandel.
Waarom is er een verplicht UBO-register?
Het UBO-register komt voort uit Europese wet- en regelgeving. Alle EU-landen zijn verplicht een UBO-register bij te houden. Het doel van het register is het transparant maken welke natuurlijk(e) persoon/personen achter een organisatie zitten. Hierdoor draagt het register bij aan het voorkomen van misbruik van het financiële stelstel en draagt het bij aan de informatievoorziening tot besluiten met wie je zaken doet. Het beheer van het UBO-register wordt in Nederland uitgevoerd door de Kamer van Koophandel.
Welke gegevens zijn openbaar in het UBO-register?
De Kamer van Koophandel verwerkt alle UBO-gegevens conform de richtlijnen van de AVG. Echter is wettelijk bepaald dat een deel van de gegevens openbaar is, zijnde:
- Voor- en achternaam;
- Geboortemaand en geboortejaar;
- Nationaliteit;
- Woonland, en
- Het belang dat een UBO in een organisatie heeft.
Wees op tijd!
Wees op tijd en begin alvast met het verzamelen van de benodigde gegevens. Dan heeft u de opgave in het register zo gedaan! Heeft u hulp nodig? Neem dan contact op met één van onze accountancy professionals.